A continuación se expone el documento que regula las normas de funcionamiento del Canal Externo de Protección de Datos de la Entidad. La aceptación del presente documento conlleva que el USUARIO:
● ha leído, entiende y comprende lo aquí expuesto
● asume todas las obligaciones aquí expuestas
Las presentes Condiciones de uso tendrán un período de validez indefinido. La Entidad se reserva el derecho a modificarlas y/o actualizarlas en cualquier momento sin previo aviso, por lo que se recomienda revisarlas frecuentemente.
El cumplimiento de estas nos beneficia a todos.
OBJETO DEL CANAL
La Entidad ha implementado y puesto en marcha el presente Canal Externo de Protección de Datos online que tiene por objeto constituir un mecanismo eficaz para fortalecer nuestro compromiso de comportamiento ético y responsable en las actividades y operaciones de esta entidad, a través de la colaboración de todos los empleados, colaboradores, clientes y terceros que actúen en nuestro nombre y/o por su cuenta o beneficio.
Este canal tiene por objeto que cualquier persona relacionada con la actividad de la Entidad pueda ejercitar los Derechos que le otorga la normativa de protección de datos, comunicar violaciones de seguridad y/o denunciar o comunicar irregularidades y riesgos en esta materia, así como conductas contrarias a los protocolos y procedimientos que implemente o tenga implementados para garantizar el cumplimiento de esta normativa.
¿Quiénes deben informar, comunicar o denunciar través del Canal?
Cualquier trabajador, administrador, proveedor, colaborador o, asesor externo y en general cualquier persona o empresa con implicación directa o indirecta con esta entidad, y/o que actúe por cuenta y en beneficio que tenga conocimiento de hechos, irregularidades, riesgos, acciones u omisiones que puedan implicar incumplimiento de la normativa de protección de datos de esta entidad o conductas contrarias a los protocolos y procedimientos implemente o tenga implementados para garantizar el cumplimiento de dicha normativa, incluida la comunicación de posibles incidentes que puedan ser constitutivos de violaciones de seguridad al amparo de lo previsto en la normativa de protección de datos.
De igual modo, cualquier persona que tenga relación con a la entidad podrá solicitar los Derechos que le otorga la normativa de protección de datos.
¿Quiénes pueden ser denunciados a través del Canal de Denuncias?
Cualquier otro trabajador, administrador, proveedor, colaborador o, asesor externo y en general cualquier persona o empresa con implicación directa o indirecta con esta entidad que actúen por cuenta y en beneficio de esta, que haya realizado o cometido hechos, irregularidades, riesgos, acciones u omisiones que puedan implicar incumplimiento de la normativa de protección de datos de esta entidad o conductas contrarias a los protocolos y procedimientos que implemente o tenga implementados para garantizar el cumplimiento de dicha normativa, incluida la comunicación de posibles incidentes que puedan ser constitutivos de violaciones de seguridad al amparo de lo previsto en la normativa de protección de datos.
¿Qué se puede y debe comunicar o denunciar a través del Canal?
Con carácter general, a través del Canal de Protección de Datos cualquier usuario podrá informar sobre los siguientes aspectos:
● Riesgos o incumplimientos en materia de Protección de datos.
● Comunicación de violaciones de seguridad.
● Solicitudes del ejercicio de los derechos de Protección de Datos.
En particular, cualquier trabajador, administrador, proveedor, colaborador o, asesor externo y en general cualquier persona o empresa con implicación directa o indirecta con esta entidad, y/o que actúe por su cuenta y en beneficio podrá informar, comunicar y denunciar:
● Cualquier hecho, indicio, irregularidad, riesgo o incumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos y con carácter especial las violaciones o brechas de seguridad de las que pueda tener conocimiento, así como cualquier otra conducta contraria a los protocolos y procedimientos que la entidad implemente o tenga implementados en esta materia.
● El canal para las violaciones de seguridad está limitada únicamente a la finalidad descrita (comunicación de incidencias o acontecimientos que supongan o puedan suponer violaciones de seguridad), sin que en ningún caso se pueda configurar como el cumplimiento de la obligación de documentación de las violaciones seguridad previstas en el artículo 33 del Reglamento Europeo de Protección de Datos 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, previstas para las entidades responsables y encargadas del tratamiento.
● Cualquier petición o consulta sobre sus Derechos de Acceso, Rectificación, Supervisión o limitación con respecto a sus datos de carácter personal.
El USUARIO deberá concretar el derecho que ejercita y solicita, así como el alcance de este. Una vez registrada su petición o solicitud, su entidad se pondrá en contacto con usted para atender y tramitarla de conformidad con los procedimientos y requisitos previstos en la normativa de protección de datos.
● Cualquier traslado por parte del Encargado del Tratamiento de una petición o solicitud de ejercicio de los Derechos de Acceso, Rectificación, Supresión o Limitación que el afectado haya formulado ante éste.
Acceso al Canal y Forma de presentación de las comunicaciones, denuncias y solicitudes
● Acceso al Canal: A través de la página web de la Entidad podrá acceder al Canal de Protección de Datos pinchando el correspondiente enlace, el cual redirigirá al Usuario a la plataforma online que desempeña la función de Canal.
No se admitirá ninguna comunicación o denuncia que no se efectúe a través de este Canal.
● Campos obligatorios: Para poder formular la denuncia, comunicación y/o petición, el Usuario deberá cumplimentar una serie de datos y paramentos relativos a la misma.
Si el Usuario no rellena todos los parámetros requeridos, la aplicación informática no le permitirá efectuar la comunicación, denuncia o solicitud.
● Identificación: Para poder tramitar y gestionar correctamente su comunicación o denuncia es altamente recomendable que se identifique con nombre y apellidos.
En caso de que el denunciante/ comunicante no se encontrara debidamente identificado, podría dificultar la tramitación e investigación, así como complicar la activación de los mecanismos implantados para proteger los derechos de los denunciantes, lo que podría conllevar a que no se pudiera proceder a su correspondiente investigación.
Para poder solicitar cualquier petición o consulta sobre sus Derechos de Acceso, Rectificación, Supresión o Limitación con respecto a sus datos de carácter personal, la identificación es requisito indispensable para poder tramitar su solicitud.
Garantías del proceso de comunicación o denuncias
La entidad ha puesto en funcionamiento este Canal Externo de Protección de Datos, gestionado por BONET consulting, firma especializada en cumplimiento normativo para aportar las siguientes garantías fundamentales al proceso de comunicación / denuncia:
● Confidencialidad y Protección de Datos: configuración del canal y la gestión de este bajo los principios de confidencialidad, protección de la información y cumplimiento de las más altas medidas de protección de datos personales, según la normativa aplicable en materia de protección de datos de carácter personal.
● Conflictos de Interés e Independencia: Protocolo externo e independiente para gestionar y controlar los posibles conflictos de interés y/o falta de independencia de las comunicaciones / denuncias recibidas.
● Protección del denunciante/ comunicante: Protocolo interno de gestión por parte de externo independiente para preservar la protección del denunciante.
● Profesionalidad y Experiencia: Profesionales expertos en cumplimiento normativo para un tratamiento y gestión adecuado de las comunicaciones / denuncias y su análisis experto, así como para preservar tanto los derechos del denunciante como del denunciado por hechos infundados o sin el principio de buena fe.
● Registro Independiente y Externo: se elabora un registro de las comunicaciones / denuncias como garantía de su tratamiento, gestión y no alteración de forma independiente y sin conflictos de interés por parte de experto externo.
● Evidencia externa: La entidad externa independiente emite anualmente el certificado / manifestación de los puntos anteriores como evidencia independiente.
INFORMACIÓN DETALLADA DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
En cumplimiento de la normativa de Protección de Datos vigente, la Entidad comunica y pone a disposición del usuario la siguiente información sobre el tratamiento de sus datos a través de este Canal.
● Responsable de Tratamiento: El Responsable del Tratamiento de sus Datos es esta Entidad. Asimismo, le informamos que los Datos de contacto del Responsable del Tratamiento y los de su Delegado/Responsable de Protección de Datos, han sido previamente comunicados por la Entidad Responsable a los afectados a través de su política de comunicación del presente canal.
Esta Información también se encuentra a su disposición en la pagina web de la entidad y visible para todos los usuarios en el pie de correo electrónico y comunicaciones intercambiadas por la Entidad Responsable de Tratamiento.
● Finalidades del Tratamiento: Le informamos que los datos que nos facilite a través de este Canal de Protección de Datos serán tratados por la entidad con la única finalidad de tramitar las comunicaciones relativas a las violaciones de seguridad, tramitar las solicitudes de Derechos que nos formule a través de este canal, e investigar posibles denuncias o comunicaciones sobre el incumplimiento de la normativa de protección de datos.
● Criterios de Conservación, Gestión y Custodia: Las comunicaciones recibidas a través del Canal, una vez recepcionadas, se asignan en un entorno seguro y confidencial, con acceso restringido a las personas responsables del cumplimiento normativo. La información relativa a la comunicación será mantenida, como norma general, durante un año. Dicho plazo podrá ser ampliado en función de los diferentes requisitos de conservación que establecen las normativas objeto de la comunicación, y/o por estar la investigación / análisis en curso, y/o para acreditar la diligencia y obligación de las partes en la gestión y actuación de la comunicación.
● Legitimación: La legitimación para el tratamiento de sus datos se basa consentimiento prestado por el usuario al formular una denuncia, comunicación o solicitud a través de este canal.
● Destinarios: No se ceden datos de carácter personal a terceros, salvo disposición legal. Tampoco se realizan transferencias internacionales datos a terceros países.
● Derechos: Usted tiene derecho a obtener confirmación sobre el tratamiento de sus datos de carácter personal por parte de esta entidad. En concreto, usted tiene derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos.
En determinadas circunstancias, usted podrá solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones. En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, usted podrá oponerse al tratamiento de sus datos. En este caso, la entidad dejará de tratar sus datos, salvo por motivos legítimos imperiosos, o para el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.
● Procedimiento para su ejercicio: Las personas afectadas podrán ejercitar y solicitar información sobre sus datos de carácter personal a través de este Canal de Protección de Datos.
● Confidencialidad: La Entidad se compromete a guardar la más absoluta confidencialidad con respecto a sus datos e información facilitada relativa a su persona y al resto de personas implicadas aportada por usted al tramitar una comunicación, denuncia o solicitud a través de este Canal de Protección de Datos.